Mevcut Excel dosyalarımızı Luci Visa'ya aktarabilir miyiz?

Evet. Excel'deki müşteri ve başvuru kayıtları sisteme aktarılır. Aktarım sırasında alan eşleştirmesi birlikte yapılır ve tekrar eden kayıtlar temizlenir.

Kişisel verilerin güvenliği nasıl sağlanıyor?

Erişim yalnızca yetkilendirilmiş kullanıcılarla sınırlıdır. Pasaport bilgisi gibi hassas alanlara erişim, danışman ve yönetici rolüne göre kısıtlanabilir.

Farklı ülke ve vize tiplerini aynı sistemde yönetebilir miyiz?

Evet. Her vize tipi için farklı aşama şeması tanımlanabilir; sistem tek panelde birden fazla süreç türünü bir arada tutacak şekilde kurulur.

Kaç danışmanlı ofisler için uygundur?

Tek danışmanlı küçük ofislerden çok danışmanlı büyük ofislere kadar kullanılabilir; ekip büyüklüğüne göre yetkilendirme ve raporlama detaylandırılır.

Kurulum ne kadar sürer?

Süre, mevcut dosya sayısına, vize tipi çeşitliliğine ve veri aktarım kapsamına göre değişir. Net süre, süreç haritalama görüşmesi sonrasında belirlenir.

Sektörler

Sektörler / Vize Danışmanlık

Vize Danışmanlık Şirketleri için Başvuru ve Müşteri Takip Yazılımı

Başvuru dosyalarını, evrakları ve müşteri iletişimini tek panelde toplayın.

Vize, eğitim ve göç danışmanlığı yapan ofislerde iş yükünün büyük kısmı dosya takibinden gelir: hangi müşterinin hangi evrakı eksik, başvuru hangi aşamada, danışman kimle ne zaman görüştü. Bu bilgiler genellikle Excel dosyaları, WhatsApp yazışmaları ve kişisel notlar arasında dağılır; bir danışman izne çıktığında ya da işten ayrıldığında dosyanın nerede kaldığı belirsizleşir. Lucerna, bu ihtiyaç için özel olarak geliştirdiği Luci Visa ürünüyle başvuru sürecini uçtan uca sisteme bağlar; müşteri kazanım tarafında ise Luci CRM ile tamamlar.

Demo Talep Et Luci Visa'yı İncele

Danışmanlık ofisinde tipik kırılma noktaları

Vize ve göç danışmanlığında müşteri memnuniyeti büyük ölçüde sürecin şeffaf ve zamanında ilerlemesine bağlıdır. Aşağıdaki sorunlar bu şeffaflığı bozar.

Başvuru dosyaları Excel tabloları ve WhatsApp yazışmaları arasında dağınık şekilde tutuluyor.
Eksik evrak zamanında fark edilmediği için başvuru son anda gecikiyor.
Müşteriye dosyasının hangi aşamada olduğu net anlatılamıyor, aynı sorular tekrar tekrar geliyor.
Danışman bazlı iş yükü görünmediği için bazı dosyalar diğerlerinden geride kalıyor.
Aynı müşteri bilgisi (pasaport no, iletişim bilgisi, aile durumu) birden fazla yere elle giriliyor.

Luci Visa ile dosya yaşam döngüsü nasıl kurulur?

Luci Visa, bir başvurunun ilk görüşmeden sonuçlanmasına kadar geçirdiği tüm aşamaları tek dosya üzerinde izlenebilir hale getirir.

Her müşteri için tek başvuru dosyası; iletişim bilgisi, vize tipi ve süreç geçmişi bir arada
Evrak durumunun aşama aşama işaretlenmesi; eksik evrakın görünür olması
Danışman bazında dosya dağılımının ve iş yükünün izlenmesi
Luci CRM ile aday/müşteri kazanım sürecinin ayrı ama bağlantılı şekilde yönetilmesi
Yoğun dönemlerde Luci Çağrı Asistanı ile gelen çağrıların karşılanması
Luci Report ile başvuru sayısı, sonuçlanma oranı ve gelir raporlarının alınması

Örnek kullanım alanları

Vize danışmanlık ofisleri

Turist, çalışma ve öğrenci vizesi başvurularının farklı süreç adımlarına sahip olduğu durumlarda her vize tipi için ayrı aşama şeması kurulabilir.

Eğitim danışmanlığı ile birleşik ofisler

Öğrenci vizesi ve okul başvurusunu birlikte yürüten ofislerde, aday takibi ile başvuru dosyası aynı sistemde ilişkilendirilir.

Göç danışmanlığı ofisleri

Uzun süreçli göç başvurularında, aylar süren aşamaların ve yenilenen evrakların takibi tek dosyada tutulur.

Çok danışmanlı ofisler

Ofis büyüdükçe danışman bazlı dosya dağılımı ve devir işlemleri (bir danışmandan diğerine dosya aktarımı) sistem üzerinden yapılır.

Uyarlama ve veri aktarım süreci

1
Süreç haritalama
Ofisin bugün yürüttüğü vize tiplerine göre başvuru aşamaları ve evrak listeleri birlikte çıkarılır.
2
Mevcut verinin aktarımı
Excel'deki müşteri ve dosya kayıtları Luci Visa'ya aktarılır; kişisel veri alanları dikkatle eşleştirilir.
3
Ekip ve yetki tanımı
Danışman bazlı erişim yetkileri belirlenir; kim hangi dosyayı görebilir, kim düzenleyebilir netleştirilir.
4
Devreye alma
Ekip kısa bir eğitimle sistemi kullanmaya başlar; ilk dönemde kullanım geri bildirimine göre aşama şemaları güncellenir.

İlgili ürün ve hizmetler

Danışmanlık ofislerinde en sık kullanılan ürün ve hizmet kombinasyonu:

Luci VisaBaşvuru dosyası, evrak durumu ve süreç aşamalarının yönetildiği ürün.Luci CRMAday/müşteri kazanım sürecinin yönetildiği CRM.Özel Yazılım GeliştirmeOfise özgü süreç ve aşama şemaları için özel geliştirme.İş Süreçleri OtomasyonuEvrak hatırlatma ve aşama bildirimleri için otomasyon kurgusu.

Sık sorulan sorular

Mevcut Excel dosyalarımızı Luci Visa'ya aktarabilir miyiz?: Evet. Excel'deki müşteri ve başvuru kayıtları sisteme aktarılır. Aktarım sırasında alan eşleştirmesi birlikte yapılır ve tekrar eden kayıtlar temizlenir.
Kişisel verilerin güvenliği nasıl sağlanıyor?: Erişim yalnızca yetkilendirilmiş kullanıcılarla sınırlıdır. Pasaport bilgisi gibi hassas alanlara erişim, danışman ve yönetici rolüne göre kısıtlanabilir.
Farklı ülke ve vize tiplerini aynı sistemde yönetebilir miyiz?: Evet. Her vize tipi için farklı aşama şeması tanımlanabilir; sistem tek panelde birden fazla süreç türünü bir arada tutacak şekilde kurulur.
Kaç danışmanlı ofisler için uygundur?: Tek danışmanlı küçük ofislerden çok danışmanlı büyük ofislere kadar kullanılabilir; ekip büyüklüğüne göre yetkilendirme ve raporlama detaylandırılır.
Kurulum ne kadar sürer?: Süre, mevcut dosya sayısına, vize tipi çeşitliliğine ve veri aktarım kapsamına göre değişir. Net süre, süreç haritalama görüşmesi sonrasında belirlenir.

Luci Visa demosu talep edin

Ofisinizin bugünkü sürecini kısaca anlatın, Luci Visa'nın nasıl uyarlanacağını birlikte değerlendirelim.