Onay akışları
Talep açılır, ilgili kişiye düşer, onay veya red kayıt altına alınır; süreç e-postada kaybolmaz.
Çözümler
Çözümler / Otomasyon
İş Süreçleri Otomasyonu
Tekrar eden manuel işleri sistemin üstlenmesini sağlayın.
Otomasyon, işi hızlandırmadan önce görünür kılar. Hangi adımın kimde beklediği belli olduğunda, o adımın otomatikleşmesi de mümkün hale gelir.
Hangi süreçler otomasyona uygun?
Her süreç otomasyona uygun değildir. En iyi adaylar, kuralları belli ve sık tekrarlanan işlerdir.
- Aynı bilginin birden fazla yere elle girildiği adımlar
- E-posta ve WhatsApp üzerinden yürüyen onaylar
- Takibi kişinin hafızasına bırakılan hatırlatmalar
- Her ay aynı biçimde hazırlanan raporlar
- Belge toplama ve kontrol etme adımları
Otomasyon öncesi süreç analizi
Kötü tanımlanmış bir süreci otomatikleştirmek, sorunu hızlandırmaktan başka işe yaramaz. Bu yüzden önce süreç çıkarılır.
- Adımların ve sorumluların yazılı hale getirilmesi
- Bekleme noktalarının ve tekrar eden işlerin tespiti
- Kural ve istisnaların netleştirilmesi
- Otomasyon kapsamının ve kapsam dışının belirlenmesi
- Başarı ölçütünün baştan tanımlanması
Sık otomatikleştirilen akışlar
İzin ve personel süreçleri
İzin talebi, onay ve bakiye takibi tek yerden yürür. Luci İK bu alanda hazır bir başlangıç sağlar.
Fatura ve ödeme süreçleri
Fatura kaydı, kontrol ve ödeme takibi adımları tanımlı akışa bağlanır; Luci Muhasebe finans tarafını izler.
Bildirim ve raporlama
Belirlenen koşul oluştuğunda ilgili kişiye otomatik bildirim gider, periyodik raporlar kendiliğinden üretilir.
Ölçme ve iyileştirme
- 1
Başlangıç durumunun kaydı
Süreç bugün ne kadar sürüyor, kaç adım manuel — otomasyon öncesi bu bilinmelidir.
- 2
Dar kapsamlı devreye alma
Tek bir akışla başlanır; ekip yeni işleyişe alışır.
- 3
Ölçüm
Süre, bekleme noktaları ve hata sayısı karşılaştırılır. Beklenen kazanç yoksa kurgu gözden geçirilir.
- 4
Yaygınlaştırma
Çalışan akış diğer süreçlere ve mevcut yazılımlara bağlanarak genişletilir.
İlgili ürün ve çözümler
Otomasyon projeleri genellikle şu başlıklarla birlikte yürür:
Sık sorulan sorular
- Otomasyon için yeni bir yazılıma geçmemiz gerekir mi?
- Çoğu durumda gerekmez. Mevcut sistemleriniz erişim sunuyorsa akış onların üzerine kurulabilir.
- Hangi süreçle başlamalıyız?
- En sık tekrarlanan ve kuralları en net olanla. Karmaşık istisnaları olan süreçler ilk aşama için uygun değildir.
- Çalışanlar yeni akışa direnç gösterirse?
- Bu yüzden dar kapsamla başlanır ve akış, işi günlük yapan kişilerle birlikte tasarlanır.
- Otomasyonun etkisini nasıl ölçüyoruz?
- Süre, adım sayısı ve hata oranı gibi ölçütler otomasyon öncesinde kaydedilir; karşılaştırma bunlar üzerinden yapılır.
En çok zaman kaybettiğiniz süreci anlatın
İlk görüşmede o sürecin otomasyona uygun olup olmadığını net şekilde söyleriz.