Dershane ve kurslar
Kısa dönemlerde yoğunlaşan kayıt sürecinde, aday takibinin hızlı ve düzenli ilerlemesi öncelikli ihtiyaçtır.
Sektörler
Sektörler / Eğitim Kurumları
Eğitim Kurumları için Aday Öğrenci ve Süreç Yönetimi
Kayıt dönemindeki aday öğrenci trafiğini düzenli bir sürece dönüştürün.
Kurs, dershane ve özel okullarda kayıt dönemi kısa ve yoğun geçer. Bu dönemde gelen her aday öğrenci talebinin doğru şekilde karşılanması ve takip edilmesi, dönem sonundaki kayıt sayısını doğrudan etkiler. Lucerna, Luci CRM ve Luci Çağrı Asistanı ile aday öğrenci sürecini ilk temastan kayda kadar tek panelde toplar.
Kayıt döneminde sık karşılaşılan sorunlar
Eğitim kurumlarında aday öğrenci sürecinin dağınık kalması, dönem sonunda kaybedilen kayıt fırsatı anlamına gelir.
- Aday öğrenci bilgileri farklı kişilerin elinde, farklı formatlarda tutuluyor.
- Kayıt döneminde artan çağrı yoğunluğu karşısında bazı talepler cevapsız kalıyor.
- Veli ile yapılan görüşmelerin geçmişi kayıt altına alınmadığı için her seferinde baştan anlatılıyor.
- Hangi kaynaktan (reklam, tavsiye, sosyal medya) gelen adayın kayıt olduğu bilinmiyor.
- Ön kayıt yapıp vazgeçen adaylar için düzenli bir takip yapılmıyor.
Lucerna aday öğrenci sürecinde neyi değiştirir?
Amaç, aday öğrencinin ilk temastan kayda kadar geçtiği süreci tek sistemde izlenebilir hale getirmektir.
- Luci CRM ile aday öğrenci ve veli kaydının, görüşme notlarının tek profilde tutulması
- Luci Çağrı Asistanı ile kayıt döneminde artan çağrı yoğunluğunun karşılanması
- Kaynak bazlı takip ile hangi kanalın kayda dönüştüğünün görülmesi
- İş Süreçleri Otomasyonu ile ön kayıt sonrası hatırlatma ve takip akışlarının kurulması
- Luci Report ile dönemsel kayıt raporlarının alınması
Örnek kullanım alanları
Özel okullar
Aday öğrenci ve veli görüşmelerinin uzun sürdüğü süreçlerde, her aşamanın kayıt altına alınması karar sürecini kolaylaştırır.
Yabancı dil kursları
Seviye tespit sınavı, deneme dersi ve kayıt aşamalarının birbirine bağlı şekilde takip edilmesi gerekir.
Çok şubeli eğitim kurumları
Her şubenin kendi aday havuzunu yönettiği ama merkezi olarak izlenebildiği bir yapı kurulur.
Kurulum süreci
- 1
Mevcut süreç incelemesi
Aday karşılama ve kayıt sürecinin bugün nasıl işlediği çıkarılır.
- 2
Veri aktarımı
Mevcut aday listeleri ve Excel kayıtları sisteme taşınır.
- 3
Otomasyon kurgusu
Ön kayıt sonrası hatırlatma ve veli iletişim akışları kurulur.
- 4
Devreye alma
Kayıt ofisi ekibi kısa bir eğitimle sistemi kullanmaya başlar.
İlgili ürün ve hizmetler
Eğitim kurumlarında en sık kullanılan ürün ve hizmet kombinasyonu:
Sık sorulan sorular
- Kayıt döneminde artan çağrı yoğunluğunu nasıl karşılıyorsunuz?
- Luci Çağrı Asistanı, yoğun saatlerde gelen çağrıları karşılayarak talebi doğru kişiye veya sürece yönlendirir. Bu sayede kayıt döneminde çağrı kaybı azaltılır.
- Veli iletişim geçmişini nasıl takip edebiliriz?
- Her aday öğrenci ve veli için tek profil üzerinde görüşme notları ve iletişim geçmişi tutulur; bu bilgi kişiye değil sisteme bağlı kalır.
- Farklı şubelerin adaylarını ayrı ayrı yönetebilir miyiz?
- Evet. Şube bazlı yetkilendirme ile her şube kendi aday havuzunu yönetirken, yönetim genel görünümü tek panelden izleyebilir.
- Hangi kaynaktan kaç kayıt geldiğini görebilir miyiz?
- Luci Report ile kaynak bazlı aday ve kayıt raporları alınabilir; bu sayede hangi kanalın kayda dönüştüğü görülür.
- Mevcut aday listelerimizi aktarabilir miyiz?
- Evet, Excel ve benzeri dosyalardaki aday kayıtları sisteme aktarılır; aktarım öncesi tekrar eden kayıtlar temizlenir.
Kayıt dönemine hazır olun
Kurumunuzun kayıt sürecini kısaca anlatın, size uygun kurguyu birlikte belirleyelim.